5 Tipps für Dein Zeitmanagement

Wenn sich die Aufgaben auf deinem Tisch stapeln, deine ToDo Liste immer länger wird und die Tage am besten 36 oder mehr Stunden haben sollten, ist es Zeit, sich Gedanken über das eigene Zeitmanagement zu machen.
Betrachte Dein eigenes Zeitmanagement einmal kritisch:
Funktionierendes Zeitmanagement ist die Basis für die Reduktion von Stress und Druck. Oft haben wir zwar theoretisch einen Plan und wissen eigentlich recht genau, was wir tun und was wir nicht tun sollten - doch leider scheitern viele an der Umsetzung.
Gerade wenn du hochsensibel bist, wirkt sich dein Zeitmanagement noch einmal stärker auf dein Wohlbefinden sowie deine Leistung aus, da du nicht nur mit den Aufgaben, sondern auch mit deinem eigenen Anspruch an dich selbst zu kämpfen hast!
Zeitmanagement ist ein Handwerk und genauso erlernbar wie viele andere Tätigkeiten auch!
Methoden gibt es viele - im Kern unterscheiden sie sich aber, wenn überhaupt, nur unwesentlich:
Diese 5 Tipps helfen Dir dabei, Dein Zeitmanagement zu verbessern

• 1.Überblick

Beginne damit, Dir einen Überblick über die offenen Themen zu verschaffen, die Du noch erledigen musst


-> Eine einfache Liste, in die Du alle Deine Punkte einträgst, genügt schon!
Diese Liste kann sowohl analog, also mit Stift & Papier, als ich digital im Handy / Tablet / Notebook geführt werden - wichtig ist es am Ende des Tages nur, auch alle Punkte dort einzutragen
Eine solche Liste hat den Vorteil, dass Du Dir die Punkte nicht alle merken musst und Du somit auch nicht Gefahr läufst, etwas zu vergessen!

• 2.Priorisiere diese Tätigkeiten

Welche Aufgaben sind besonders wichtig?
Welche Aufgaben brauchen dringend eine Lösung?
Welche Aufgaben brauchen Ihre persönliche Aufmerksamkeit?
Welche Aufgaben lassen sich weiterdelegieren oder sogar von der To-Do-Liste streichen?
Auch das Pareto Prinzip – bekannt als die 80/20-Regel – kann Ihnen dabei helfen, die richtigen Prioritäten im (Berufs-)Alltag zu setzen
Die Zeit reicht nicht für alle Tätigkeiten, gerade deshalb ist es umso wichtiger, sie für die wichtigsten Aktivitäten zu verwenden, denn diese schaffen den größten Mehrwert

• 3.Plane die Tätigkeiten ein

In der Regel weisst Du, wann die einzelnen Punkte erledigt sein müssen und wieviel Zeit die Bearbeitung in Anspruch nimmt
Schätze jeweils die Zeitdauer und plane Dir diese dann entsprechend in Deinen Kalender ein.


Welche Vorteile hat das?
Die Zeit, die man in die Planung investiert, bekommt man vielfach in der Ausführung zurück!
Anstatt einfach drauf los zu arbeiten, kann man mit sorgfältiger Planung sicherstellen, nichts zu vergessen, weil man im Rahmen der Planung die notwendigen Schritte durchgeht, bevor man sich an die Arbeit macht.

• 4.Arbeite den geplanten Zeitraum an einer Sache

Deaktiviere zuerst  für Deine Fokus-Zeit alle Benachrichtigungen deines Smartphones und schließe dein Email Programm am Computer (das Gleiche gilt auch für alle anderen Messenger wie Slack etc, die ich hier nicht explizit erwähnt habe).
Arbeite nun ausschließlich an dem Thema, das du geplant hast, und höre damit nicht auf, bis du entweder fertig bist oder die geplante Zeit abgelaufen ist.
Der sogenannte Flow wird von vielen Menschen dann erreicht, wenn sie mit hoher Konzentration einer anspruchsvollen Tätigkeit nachgehen. Oft fühlen sie sich in diesen Phasen glücklich, und die Zeit scheint buchstäblich zu „verfliegen“ . Man kann sich den Flow-Zustand daher auch als Plateau hoher Konzentration vorstellen. Idealerweise besteht das Tagesprofil einer Konzentrationskurve aus möglichst langen Plateauphasen.
Leider sehen die meisten Arbeitstage aber anders aus:
Anstatt längere Phasen einer einzelnen Sache zu widmen und dadurch zu befriedigenden Ergebnissen zu kommen, wechseln wir oft im Minutentakt die Aufgaben („Multitasking“) oder lassen uns immer wieder durch verschiedene Störfaktoren ablenken. Unser Tagesprofil stellt dann weniger eine Abfolge mehrerer Plateaus als vielmehr eine Reihung von kurzen Leistungsspitzen dar. Dieses Phänomen wird auch als „Sägezahneffekt“ bezeichnet

• 5.Pausen einplanen

Regelmäßige Pausen sind genauso wichtig wie die operative Arbeit!
Trage die geplanten Pausen zu Beginn in deinen Kalender ein und halte diese auch ein!
Verlasse den Arbeitsplatz und verzichte während der 10 Minuten auf anderer Aktivitäten, wie beispielsweise den Konsum sozialer Medien das Lesen der Zeitung
Zum Abschluss:
Es gibt Situationen, aus denen man sich selbst nicht mehr herausfindet.
Selbst perfekt umgesetztes Zeitmanagement kann beispielsweise eine chronische, deutliche Unterbesetzung über einen längeren Zeitraum in deinem Team oder deiner Abteilung nicht kompensieren.
Wer Tag für Tag mit seinen Aufgaben kämpft und nicht weiß, wo ihm der Kopf steht bzw. welche der vielen Aufgaben zuerst zu erledigen ist, für denjenigen sind die 5 Tipps hoffentlich ein Schritt in die richtige Richtung, weg aus der aktuellen Situation hin zu einem Arbeitsalltag mit deutlich weniger Druck als bisher.
Nimm die Anzeichen ernst und hole Dir bei Bedarf Hilfe!
Jeder von uns freut sich, wenn er für erledigte Aufgaben oder Projekte Lob und Anerkennung vom Chef oder den Mitmenschen bekommt. Doch achte bitte unbedingt darauf, dir selbst nicht zu viel zuzumuten!

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Du musst nicht alle Herausforderungen, die an Dich herangetragen werden, alleine lösen!
Teilen Dich Deinem Umfeld mit, bitte um Hilfe und nimm auch Unterstützung von außen an!
Das ist keine Schwäche, sondern im Gegenteil: Auf diese Weise zeigst Du Stärke!Auch die besten Bergsteiger haben die höchsten Berge nicht alleine bestiegen!
Vorsorge ist besser als Nachsorge und das gilt auch in puncto Überforderung am Arbeitsplatz! Damit es gar nicht erst zu chronischer Überforderung, anhaltenden Stressbelastungen und Angst vor der Arbeit kommt, solltest Du vorsorgen!
Ebenso wichtig ist es, Warnsignale für eine Überlastung rechtzeitig wahrzunehmen und vor allem auch ernst zu nehmen. Ziehe rechtzeitig die Reißleine Arbeite bewusst dagegen,  denn nur auf diese Weise können Sie schlimmere Konsequenzen für Deine Gesundheit vermieden werden.
Welche Erfahrungen hast du mit dem Gefühl der Überforderung gemacht und wie bist du damit umgegangen?
Mit welchen Strategien hast du den Druck in deinem Alltag reduziert?
Wie verhinderst Du, den Überblick über Deine Aufgaben zu verlieren?